Planiranje sastanaka sada je važnije nego ikada, jer gotovo svi rade od kuće. Saznajte kako da vaši onlajn sastanci budu što produktivniji.
Rad od kuće postao je podrazumevani način poslovanja u mnogim firmama. Međutim, to ne znači da vreme i dalje ne provodimo na dugim sastancima. Jedina razlika je u tome što su oni sada preseljeni na internet.
Pa ipak, drugačije okruženje moralo bi da podrazumeva još bolju organizaciju kako se sastanci ne bi previše odužili. U suprotnom bi moglo da dođe do zamora i rasipanja ne samo pažnje, već i resursa, bilo novčanih bilo kadrovskih. Zato vam predstavljamo deset načina za bolje planiranje sastanaka.
Uključite kameru i recite kolegama da i oni mogu to da urade, ako žele. Lakše je sarađivati s ljudima kada im vidimo izraz lica.
Ako ste uključili kameru, gledajte da uklonite sve što bi moglo da odvlači pažnju. Najbolje bi bilo da iza sebe imate jednobojan zid ili kućnu biblioteku. Ukoliko postoji mogućnost, uključite digitalnu pozadinu.
Na početku sastanka možete postaviti uobičajena neposlovna pitanja kako biste probili led. Potrudite se da uključite sve učesnike kako biste uspostavili bolji odnos.
Dnevnim redom formalizujete sastanak, ali i olakšavate sebi: tako nećete zaboraviti da spomenete nešto bitno. Međutim, kako nisu svi članovi tima isti, morate naučiti da promenite pristup u odnosu na različite tipove ličnosti.
Hvatanje beleški na računaru mnogo je lakše kada podelite ekran na dva dela ili kada istovremeno koristite dva ekrana. Tako ćete moći da istovremeno vidite kolege, ali i da zapisujete najvažnije zaključke.
U više od 50 odsto video-poziva izgubi se gotovo 10 minuta na podešavanje programa za organizovanje sastanka. Zato je najbolje koristiti varijante koje ne podrazumevaju dodatna podešavanja niti instalaciju, već se jednostavno koriste u veb pretraživaču.
Na samom početku poziva objasnite kroz šta sve treba da prođete kako biste i vi i učesnici poziva znali šta sve treba da se uradi. Ukoliko je moguće, pre početka poziva pošaljite agendu sastanka.
Gotovo dve trećine radnika smatra da im na sastancima nisu pružene potrebne informacije, a najčešći uzrok je kašnjenje. Stoga poštujte vreme vaših kolega. Započinjite i završavajte sastanke tačno u minut.
Ostvarite interakciju sa članovima tima i omogućite im da se i oni uključe u razgovor tako što ćete redovno postavljati pitanja. Tako će znati da su i oni deo sastanka i da ih pažljivo slušate.
Neposredno nakon završetka svim učesnicima pošaljite rezime sastanka, zaključke i rokove za obavljanje zadataka. Tako ćete i sebi pomoći da ne zaboravite šta treba da uradite, ali i da neke stvari unapredite pre narednog sastanka.
Delimo sa vama dodatne savete koji vam mogu pomoći da poboljšate produktivnost na poslu:
Kako da poboljšate produktivnost prilikom rada od kuće
Od svesnosti do produktivnosti
